Orientações e Padrões de Utilização de Serviço – Correio Eletrônico
Objetivo
Orientar os Usuários da Rede do CCJE quanto às regras de utilização do serviço do correio eletrônico de forma a preservar a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.
Referências
- Norma NBR ISO/IEC 27002 –Código de Práticas para a Gestão da Segurança da Informação.
- ISO/IEC Guide 73.2002 –Gestão de Riscos / Vocabulário –Recomendações para uso em normas.
- Decreto nº 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
- Cartilha de segurança para a internet, versão 3.1 do cert.br –http://cartilha.cert.br/
Informações Gerais
- A conta de correio eletrônico corporativo, disponibilizado aos Usuários da Rede pela Decana do CCJE, deve ser utilizada somente para os interesses institucionais.
- A identificação da conta será feita, preferencialmente, com nome e último sobrenome.
- A conta de correio eletrônico corporativo é pessoal e intransferível, sendo seu titular o único e total responsável pelo seu uso e suas consequências.
- É responsabilidade exclusiva do usuário realizar cópia local de seu correio eletrônico, afim de garantir o seu pleno funcionamento.
- As contas de correio eletrônico institucionais serão criadas seguindo os seguintes critérios:
- Cada usuário poderá ter apenas uma conta individual, dando preferência a servidores.
- Caso o correio tenha espaço para comportar, serão criadas contas individuais para os bolsistas.
- Cada setor terá uma conta institucional setorial.
- Será possível criar e-mails por objetivo ou comissões a pedido do Decano.
Dicas de Uso
- Não responda e-mails que solicitem recadastramento de usuário ou senha;
- Não clique diretamente em LINKs de e-mails, principalmente que redirecionem para páginas de bancos ou de orgãos do governo;
- Se receber um SPAM, mensagem indesejada de correntes, propaganda e etc.., não abra, apenas marque como spam e exclua.
- Evite utilizar seu e-mails institucional para fins pessoais, cadastros em redes sociais ou lojas, uma vez que a conta terá a duração do mesmo tempo de seu vínculo com a Decania do CCJE, após ela será excluída.
- Não encaminhe correntes, mensagens suspeitas;
- Observe sempre o endereço do remetente da mensagem para evitar abrir e-mails com vírus ou provenientes de uma conta falsa;
- Em caso de dúvida, envie o código-fonte do e-mail para informatica@ccje.ufrj.br.
Tratando e-mails suspeitos:
Uma vez idenfificado um e-mail suspeito, proceda da seguinte forma:
- Não clique, abra ou execute anexos existentes na mensagem, pois os mesmos podem conter vírus;
- Não clique, abra ou acesse links(sites) existentes na mensagem, pois os mesmos podem instalar códigos maliciosos em sua estação;
- Encaminhe o e-mail suspeito para o informatica@ccje.ufrj.br.
- Você será orientado a extrair o código-fonte do e-mail para análise do mesmo.
- Apague o e-mail suspeito de sua caixa postal, evitando assim que a segurança de sua estação e da rede seja comprometida.
Procedimentos da Coordenação de Tecnologia
Criação e Exclusão
Contas individuais
- A solicitação de criação de email individual para o servidor deve ocorrer, preferencialmente pelo setor de recursos humanos quando constatado o vínculo do mesmo com o CCJE.
- Será permitida a criação de contas de e-mail institucionais, individuais, a pedido da chefia do servidor ou pelo próprio quando comprovado o vínculo.
- A conta de e-mail individual é pessoal e sua privacidade só poderá ser violada mediante autorização formal de autoridade definida na legislação vigente.
- A conta de correio individual será excluída após o servidor perder o vínculo com o CCJE.
- A conta ficará inativa caso o servidor precise realizar o backup de suas mensagens por 30 dias.
- Após o período de 30 dias, a conta será excluída e sua recuperação em caso de necessidade deverá ser solicitada a TIC em um período máximo de 12 meses.
Contas Setoriais
- A solicitação de criação de email setorial para o setor ou determinada demanda de serviço deve ocorrer pela chefia imediata do setor cujo email ficará vinculado.
- Será permitida a criação de contas de e-mail institucionais setorial, a pedido do responsável pelo serviço a ser executado com ciência da chefia imediata,
- A conta de e-mail setorial é de responsabilidade da chefia imediata ou do responsável pela sua utilização no setor e sua privacidade e seu acesso é permitido pela chefia imediata ou pela gestão da decania.
- A conta de correio setorial será excluída após se o setor for extinto ou a demanda do serviço inexistir.
- A conta ficará inativa caso o servidor precise realizar o backup de suas mensagens por 30 dias.
- Após o período de 30 dias, a conta será excluída e sua recuperação em caso de necessidade deverá ser solicitada a TIC em um período máximo de 12 meses.
Alocação de Espaço das contas individuais
- 500MB para contas iniciais;
- 1 GB, serão disponibilizados para as contas individuais que ocuparem 70% dos 250 MB iniciais;
- Dependendo de disponibilidade de Espaço;
- 2 GB ou 2048MB serão alocados a contas individuais que ocuparem 70% dos 500 MB alocados na segunda etapa;
- Dependendo de disponibilidade de espaço;
- As contas que excederem a capacidade precisarão realizar backup local de suas mensagens para liberar espaço de seu correio eletrônico;
- É responsabilidade exclusiva do usuário dono da caixa de correio eletrônico realizar tal procedimento.
Alocação de Espaço das contas setoriais
- 500 MB para contas individuais;
- 1 GB ou 1024 MB para contas de setores que atingirem 70% dos 500 MB alocados;
- Dependendo de disponibilidade de espaço;
- 2 Gb ou 2048 MB para contas setoriais que atingirem 70% dos 1GB alocados.
- Dependendo de disponibilidade de espaço;
- Em casos excepcionais a contas poderão receber no máximo 10GB de quota, pois a aplicação não permite alocar mais que isso.
- Dependendo da disonibilidade do servidor.
- Observação, quanto maior o espaço alocado, maior o risco de corromper os dados das contas.
- As contas que excederem a capacidade de 10 GB precisarão realizar backup local de suas mensagens para liberar espaço de seu correio eletrônico;
- É responsabilidade exclusiva do chefe do setor realizar tal procedimento.